Coordinateur(trice) division AIR

Contexte et raison être

Dans le cadre de l'évolution de l'organisation de notre Business Unit, nous recherchons un(e) coordinateur(trice) de la division AIR. Il/elle assurera le bon fonctionnement et l’efficacité opérationnelle de la division AIR en gérant les aspects administratifs, opérationnels et logistique.

Le Coordinateur/La Coordinatrice de la Division AIR joue un rôle central dans la coordination des activités transversales et le soutien opérationnel au sein de la division. 
Il/elle assure la fluidité des échanges entre les équipes internes (marketing siège, direction des ventes, excellence opérationnelle, gestion des projets et compétences, direction de la division) et les autres départements du siège. Par ailleurs, il/elle est le référent de la division pour la gestion des nouveaux arrivants et les recrutements, en plus de participer à l’organisation des événements et formations.   

Principales responsabilités

1/ Assister les activités de la DIVISION AIR sur les missions suivantes  

Coordination des équipes et gestion des priorités : 

• Organiser les réunions transversales hebdomadaires/mensuelles de la division (avec les parties prenantes internes et externes), avec un suivi précis des décisions et des plans d’action. 
• Rédiger et diffuser les comptes-rendus pour garantir un suivi rigoureux. 
• Coordination et/ou organisation avec le Corporate des différentes manifestations dans lesquelles la division est impliquée 
• Gestion des déplacements : organiser les déplacements professionnels (réservation de transports, hébergements) 
• Gestion d'agendas mouvants : Planifier et coordonner les rendez-vous, en optimisant leur temps et les priorités (gestion des agendas pour le CBU’AIR) 
• Suivi des dossiers : coordonner le suivi de dossiers et de projets spécifiques, en lien avec les équipes concernées, et s’assurer du respect des échéances  
• Coordination avec responsable budgétaire de la division pour le suivi des paiements.  
• Confidentialité et discrétion : gérer des informations sensibles et assurer la confidentialité dans le traitement des données. 

Point de contact pour la division AIR : 

• Agir comme interlocuteur principal au sein de la division et auprès des autres départements du siège et terrain  
• Assurer une communication claire et efficace pour toutes les demandes ou collaborations inter-départements. 
• Participer à des réunions transverses et remonter les informations pertinentes à la direction de la division. 
• Accueil et communication : accueil des visiteurs et interlocuteurs externes et agir comme premier point de contact pour toute demande adressée à la direction de la division  
• Référent pour la gestion des nouveaux arrivants et recrutements : 
• Gérer l’intégration des nouveaux arrivants au sein de la division : préparation du parcours d’intégration, mise à disposition des outils nécessaires, et suivi post-intégration. 
• Collaborer avec les équipes RH et les managers pour le recrutement : diffusion des offres, suivi des candidatures, et coordination des entretiens. 

Organisation des événements et formations : 

• Participer activement à l’organisation des réunions nationales et régionales, en assurant la logistique et le suivi des présentations avec les équipes concernées. 
• Gérer les inscriptions, la logistique et l’évaluation des formations. 

2/ Assister les activités du POLE MARKETING sur les missions suivantes : 

Référent dotation 

• Gestion des différentes dotations en collaboration avec les équipes marketing 
• Référent de l’application dotation et du catalogue de commande  
• Suivi de l’état des stocks promotionnels  
• Gestion logistique et administrative 
• Organisation et gestion des aspects logistiques liés aux projets marketing 
• Organisation et gestion des aspect administratifs liés aux projets marketing 

3/ Assister les activités du POLE VENTES sur les missions suivantes : 

• Coordination, gestion administrative et organisationnelle pour le pôle Ventes et avec l’équipe des Directeurs Régionaux 
• Relai des remontées pour les DRs et équipes terrain 

4/ Assister les activités du POLE PROJETS ET COMPETENCES  

• Relai des documents à mettre dans Hermes pour la partie projet (process de validation)

Nous sommes votre entreprise idéale si vous recherchez...

• Une entreprise internationale innovante et en croissance régulière
• Une entreprise soucieuse de l’environnement et engagée :
• Nous sommes devenu en 2021 une Société à Mission, signe de notre engagement économique, environnemental et sociétal
• Nous avons été le plus grand groupe pharmaceutique mondial à être certifié B-Corporation depuis juin 2019
• Nous sensibilisons en permanence nos collaborateurs afin d’agir de manière responsable au quotidien
• Des locaux modernes et un environnement de travail respectueux de toutes et tous
• Une entreprise qui ne cesse d’évoluer en prenant en compte les retours de collaborateurs et en laissant place à des initiatives créatives et innovantes

Vous êtes notre candidat(e) idéal(e) si...

Vous êtes titulaire d’un diplôme ou expérience significative en gestion administrative ou coordination opérationnelle.

Compétences générales :

Organisation, rigueur et autonomie.
Communication fluide et sens du relationnel.
Capacité d’adaptation, polyvalence et discrétion.

Compétences techniques :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Anglais professionnel.
Connaissance des processus administratifs et logistiques.