Assistant(e) de la Division Respiratoire- (H/F)

Contexte et raison être

Dans le cadre de l'évolution de l'organisation de notre Business Unit, nous recherchons un(e) assistant(e). Il/elle assurera le bon fonctionnement et l’efficacité opérationnelle de la division AIR en gérant les aspects administratifs, opérationnels et logistique.

L'assistant(e) contribuera à optimiser la gestion du temps de l’équipe et à renforcer la qualité des interactions interne et externe. Il/Elle soutiendra les équipes dans la gestion quotidienne leurs activités et aura un rôle de facilitateur pour la division et avec les autres départements.

Principales responsabilités

1/ Assister les activités de la DIVISION AIR sur les missions suivantes 
-    Logistique des réunions de la division (avec les parties prenantes internes et externes)
-    Coordination et/ou organisation avec le Corporate des différentes manifestations dans lesquelles la division est impliquée
-    Gestion des déplacements : organiser les déplacements professionnels (réservation de transports, hébergements)
-    Gestion d'agendas mouvants : Planifier et coordonner les rendez-vous, en optimisant leur temps et les priorités (gestion des agendas pour le CBU’AIR)
-    Accueil et communication : accueil des visiteurs et interlocuteurs externes et agir comme premier point de contact pour toute demande adressée à la direction de la division 
-    Contribution à l’intégration des nouveaux arrivants
-    Suivi des dossiers : coordonner le suivi de dossiers et de projets spécifiques, en lien avec les équipes concernées, et s’assurer du respect des échéances 
-    Coordination avec responsable budgétaire de la division pour le suivi des paiements. 
-    Confidentialité et discrétion : gérer des informations sensibles et assurer la confidentialité dans le traitement des données.

2/ Assister les activités du POLE MARKETING sur les missions suivantes :

-    Point de contact terrain
○    Être le point de contact pour les équipes terrain, répondre aux demandes et/ou rediriger vers l’équipe marketing si nécessaire
-    Référent dotation
○    Gestion des différentes dotations en collaboration avec les équipes marketing
○    Référent de l’application dotation et du catalogue de commande 
○    Suivi de l’état des stocks promotionnels 
-    Gestion logistique et administrative
○    Organisation et gestion des aspects logistiques liés aux projets marketing
○    Organisation et gestion des aspect administratifs liés aux projets marketing

3/ Assister les activités du POLE VENTES sur les missions suivantes :
-    Coordination, gestion administrative et organisationnelle pour le pôle Ventes et avec l’équipe des Directeurs Régionaux
-    Coordination pour l’organisation des réunions terrain (lieu de réunion, gestion des participants et des déplacements)
-    Relai des remontées pour les DRs et équipes terrain

4/ Assister les activités du POLE PROJETS ET COMPETENCES 
-    Relai des documents à mettre dans Hermes pour la partie projet (process de validation) 

5/ Assister les activités du POLE EXCELLENCE OPERATIONNELLE 
-    Coordination réseau prestataire : Collecte et archivage des documents de revue de contrat et qualité
-    Support du comité éditorial dans la mise en œuvre des journées CX
 

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Vous êtes notre candidat(e) idéal(e) si...

Vous êtes titulaire d’un diplôme ou expérience significative en gestion administrative ou coordination opérationnelle.

Compétences générales :

Organisation, rigueur et autonomie.
Communication fluide et sens du relationnel.
Capacité d’adaptation, polyvalence et discrétion.

Compétences techniques :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Anglais professionnel.
Connaissance des processus administratifs et logistiques.