Assistant de Département (H/F)

Date: 13 nov. 2022

Lieu: Bois-Colombes, FR

Entreprise: Chiesi Group

À propos de nous

Chiesi est un groupe familial pharmaceutique italien proposant des solutions thérapeutiques innovantes aux patients du monde entier, principalement dans les domaines respiratoires.

Regroupant 6.000 collaborateurs dans le monde, Chiesi est présent en France sur l’ensemble de la chaîne de valeur ajoutée : Recherche et Développement, Production & Distribution et mise à disposition des Médicaments avec plus de 350 collaborateurs pour un chiffre d’affaires de 120 M€ en 2020.

Le groupe Chiesi a obtenu la certification B Corporation qui souligne l’engagement de l’entreprise dans l’amélioration de la qualité de vie des patients, de manière responsable et durable envers la société et l’environnement.

Depuis avril 2021, Chiesi est le premier laboratoire pharmaceutique société à mission.

 

Qui nous recherchons

Objectif

Sous la responsabilité d’un Directeur de département, l’assistant de département assure le support administratif du Directeur du département et fluidifie la communication entre les équipes en coordonnant la diffusion des informations. Il est également en charge de la gestion budgétaire et du suivi des contrats du département, dans le respect des normes et des procédures en vigueur dans l’entreprise.

Principales responsabilités

Support administratif du Directeur du département :
-    Gestion d’agenda mouvant et complexe
-    Organisation des réunions (d’équipe, multiservices, intervenants extérieurs, etc)
-    Organisation des déplacements - réservation des billets d’avion, des hôtels, des taxis
-    Gestion des notes de frais dans l’outil CONCUR
-    Préparation et/ou mise en forme de présentations Powerpoint (présentations budgétaires, de service, …)
-    Proposer des améliorations et des optimisations des processus internes
-    Coordonner la diffusion de l'information au sein du département
-    Peut-être amené à piloter des projets ponctuels au niveau du département  

Gestion budgétaire :
-    Effectuer la consolidation et le suivi des budgets : prépare les données pour les différents exercices budgétaires (budget, forecast, preclosing) en relation avec les différents responsables du département dont il dépend
-    Effectuer les demandes et ordres d'achats sur SAP sur la base des contrats qui lui sont transmis
-    Assurer le suivi des demandes d’achat et de facturations auprès des responsables du département et des fournisseurs externes et la communication entre les différents acteurs
-    Effectuer le reporting mensuel à la finance sur l'évolution du budget et les écarts suivant le prévisionnel
-    Garantir la fiabilité des données saisies

Suivi des contrats : 
-    Assurer le suivi des contrats avec le département juridique.
-    Assurer l’archivage des contrats
-    Assurer le suivi de la déclaration de transparence (Logiciel : Chiesi Sun)

Formation

•    Formation : Bac +2/Bac +3 minimum en Assistanat de Direction / Manager, ou Action Commerciale

Expérience requise

•    Expérience confirmée en assistanat de département comprenant la gestion d’un budget

Compétences techniques

•    Très bon niveau de français à l’oral et à l’écrit
•    Très bonnes connaissances des phases budgétaire (forecast, preclosing, closing) et de la gestion d’un budget
•    Maîtrise des outils bureautique (Pack Office et principalement Excel de niveau avancé et Powerpoint)
•    Connaissance de SAP

Compétences Générales

•    Structuré, organisé et rigoureux
•    Force de proposition et proactif
•    Très bon relationnel
•    Polyvalent
•    Goût pour la manipulation de données chiffrées

CHIESI SAS est un laboratoire familial, qui s’engage au quotidien de manière responsable, aussi bien auprès de ses partenaires internes qu’externes, afin de promouvoir la diversité et l’égalité des chances pour tous.