Assistante de Département Juridique et Compliance

Date: 13 juil. 2024

Lieu: Bois-Colombes, Paris, FR

Entreprise: Chiesi Group

Principales missions

 

Au sein du Département Juridique et Compliance, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Département pour juin/juillet 2024 prêt(e) à rejoindre une super équipe ! 

 

  • Assistanat du département,
  • Gestion administrative des dossiers juridiques et compliance,
  • Gestion des accords type (NDA ; consentement RGPD ; droit à l’image ; pouvoirs ; courriers ; etc.),
  • Gestion budgétaire (SAP)

 

Principales responsabilités

 

ASSISTANAT

 

  • Rédige et met en forme les différents courriers du département (juridique & compliance/LEA),
  • Assure le suivi administratif des dossiers (juridique & compliance) et leur classement,
  • Tient à jour l’agenda et prend les rendez-vous internes et externes du département,
  • Assure le traitement du courrier (juridique & compliance), et gère les abonnements
  • Organise les déplacements (voyages, hébergement...) et la logistique des réunions internes,
  • Suivi des démarches administratives (dépôt de plaintes, interface avec les Administrations et Autorités),
  • Gestion et suivi de l’espace juridique et compliance dans l’intranet.

 

GESTION BUDGETAIRE 

 

  • Prépare et actualise le budget du département, et intègre les données dans SAP,
  • Traite les factures sur SAP.

 

CONTRATS

 

  • Assure la gestion des contrats (circuit de signature, diffusion et enregistrement dans contrathèque (DIKESI ou autre système),
  • Met à jour le tableau de suivi des contrats en cours.

 

POLICE D’ASSURANCES 

 

  • Assure avec le courtier la gestion des assurances contractées par la société (appels de prime, régularisation, primes, capitaux assurés, nombres de voyages, état des parcs assurés), suivi des coûts, déclarations de nouveaux éléments,
  • Déclare les sinistres auprès du courtier d’assurance et suit les dossiers jusqu’à leur clôture.

 

GESTION DES MARQUES LOCALES 

 

  • Suit l’échéancier des différentes marques avec le cabinet spécialisé,
  • Suivi du dépôt et le renouvellement des marques locales.

 

DROIT DES SOCIETES 

 

  • Mise à jour des registres sociaux,
  • Support secrétariat (organisation des réunions et gestion documentaire).

 

LOI ENCADREMENT DES AVANTAGES & TRANSPARENCE

 

  • Support au service LEA et Transparence pour la mise en ligne de la documentation (HERMES et C-share).

 

Nos avantages collectifs

 

  • Jusqu'à 3 jours de télétravail par semaine
  • 14 jours de RTT par an au prorata temporis en plus des 25 jours de congés payés
  • Participation
  • Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 60%
  • Forfait de mobilité durable pour les collaborateurs utilisant le vélo ou la trottinette (500€ par an cumulables dans la limite de 700€ avec le titre de transport) 
  • Bénéfice de jours de mécénat de compétences à effectuer auprès des associations de votre choix, au prorata temporis
  • Ateliers de bien-être au sein de nos locaux (yoga, cours de sport, massages...)
  • Suivi personnalisé pris en charge sur la plateforme Klaro
  • Accès à la plateforme Moka Care 

 

Nous sommes votre entreprise idéale si vous recherchez...

  

 

  • Une entreprise internationale innovante et en croissance régulière
  • Une entreprise soucieuse de l'environnement et engagée :
    • Nous sommes devenu en 2021 une Société à Mission, signe de notre engagement économique, environnemental et sociétal
    • Nous avons été le plus grand groupe pharmaceutique mondial à être certifié B-Corporation depuis juin 2019
    • Nous sensibilisons en permanence nos collaborateurs afin d'agir de manière responsable au quotidien
  • Des locaux modernes et un environnement de travail respectueux de toutes et tous
  • Une entreprise qui ne cesse d'évoluer en prenant en compte les retours de collaborateurs et en laissant place à des initiatives créatives et innovantes

 

Vous êtes notre candidat(e) idéal(e) si...

 

 

  • Vous avez un BAC +3 en droit privé, droit public ou une formation équivalente,
  • Vous connaissez SAP,
  • Vous savez être discret(e),
  • Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), autonome et appréciez le travail en équipe,
  • Vous avez un anglais professionnel.
  • Vous maîtrisez le Pack Office (Word, PowerPoint, Excel et le publipostage, Access).