Assistant/Secretary

Date: 2 févr. 2024

Lieu: BOIS COLOMBES Cedex, FR

Entreprise: Chiesi Group

À propos de nous

Chiesi est un groupe familial pharmaceutique italien proposant des solutions thérapeutiques innovantes aux patients du monde entier, principalement dans les domaines respiratoires.

Regroupant 6.000 collaborateurs dans le monde, Chiesi est présent en France sur l’ensemble de la chaîne de valeur ajoutée : Recherche et Développement, Production & Distribution et mise à disposition des Médicaments avec plus de 350 collaborateurs pour un chiffre d’affaires de 120 M€ en 2020.

Le groupe Chiesi a obtenu la certification B Corporation qui souligne l’engagement de l’entreprise dans l’amélioration de la qualité de vie des patients, de manière responsable et durable envers la société et l’environnement.

Depuis avril 2021, Chiesi est le premier laboratoire pharmaceutique société à mission.

 

Qui nous recherchons

Objectif

Vous avez à cœur de contribuer à améliorer la qualité de vie des patients et d’évoluer dans un environnement qui s’engage pour ses clients, ses collaborateurs, la société et la planète ?  Rejoignez la division Respiratoire qui agit au quotidien pour les patients atteints de BPCO et d’asthme et apporte un soutien personnalisé et diversifié aux professionnels de santé pour les accompagner dans leur mission de soin. Au sein de notre équipe, vous aurez la responsabilité de la coordination budgétaire du département et du support administratif du Directeur de la division et des Responsables.
 

Principales responsabilités

Suivi budgétaire de la Division :

  • Consolidation des budgets et mise en forme des résultats de visite médicale, de vente et d’alerte en cas d’incohérence : prépare les données pour les différents exercices budgétaires (budget, forecast, preclosing),
  • Réalisation des demandes et ordres d'achats sur SAP
  • Suivi des projets de la Division comprenant les relations avec les prestataires
  • Reporting mensuel à la finance sur l'évolution du budget et les écarts suivant le prévisionnel

Support administratif du Directeur de la Division ainsi que de quatre responsables :

  • Organisation des déplacements, gestion d'agendas mouvants - réservation des billets d’avion, des hôtels, des taxis
  • Organisation des réunion interne / externe, de séminaires, contact régulier avec le Corporate (Anglophone)
  • Traitement des notes de frais du Directeur (logiciel : CONCUR)

Support aux activités de la Division Respiratoire :

  • Coordination de la diffusion de l'information au sein du département,
  • Coordination et/ou organise avec le Corporate des différentes manifestations dans lesquelles la Division est impliquée,
  • Suivi des contrats avec le département juridique,
  • Suivi (avec le service LEA) de la déclaration de transparence et saisie dans le logiciel dédié (Logiciel : Chiesi Sun)

Formation et Expérience requise

H/F de formation bac + 2 type BTS Assistant de Direction / Manager, ou Action Commerciale, vous justifiez au minimum d’une expérience significative en coordination budgétaire et assistanat de département de 10 ans et plus.

Langues

Anglais professionnel (écrit, oral) exigé pour les échanges avec notre maison mère en Italie. 
 

Compétences techniques

Vous êtes rigoureux(se), fiable et transparent(e) et veillez scrupuleusement au respect des lois et des règles internes dans la gestion de vos dossiers.

Votre excellent sens relationnel et votre diplomatie vous permet d’interagir avec des interlocuteurs très variés.

Votre proactivité, votre sens des priorités et votre capacité à gérer plusieurs missions en parallèles sont des atouts majeurs pour réussir dans ce poste.

Vous disposez de solides connaissances des phases budgétaires (budget, forecast, preclosing). Ce poste requiert également une très bonne maîtrise d’Excel et de l’utilisation du logiciel SAP. 

Vous faites preuve d'aisance dans l'utilisation des outils informatiques.
 

CHIESI SAS est un laboratoire familial, qui s’engage au quotidien de manière responsable, aussi bien auprès de ses partenaires internes qu’externes, afin de promouvoir la diversité et l’égalité des chances pour tous.