Assistente de Diretoria e Facilities

Isso é o que você fará

Atuar como principal ponto de suporte organizacional e operacional para a Diretoria, garantindo a eficiência da parte administrativa e a excelência na gestão de serviços de facilities da fábrica. A posição é responsável por coordenar agendas, visitas e comunicações estratégicas da Diretoria, além de assegurar o bom funcionamento dos serviços administrativos e de infraestrutura que impactam diretamente a experiência dos colaboradores e visitantes.

Você será responsável por:

• Fornecer suporte executivo completo à Diretoria, organizando compromissos prioritários e otimizando o uso do tempo de forma inteligente e estruturada.
• Gerenciar agendas e coordenar reuniões estratégicas, garantindo a preparação detalhada de materiais, elaboração de atas e acompanhamento rigoroso das ações resultantes.
• Desenvolver apresentações executivas e relatórios de alta qualidade para reuniões locais e ligações globais, assegurando clareza e profissionalismo na comunicação.
• Realizar o acompanhamento sistemático das iniciativas estratégicas ligadas à operação fabril, mantendo informe constante ao Diretor e aos stakeholders envolvidos.
• Organizar visitas de executivos de diferentes áreas, clientes e parceiros externos, cuidando dos detalhes logísticos para uma experiência personalizada e eficiente.
• Monitorar e controlar despesas da Diretoria Industrial, contribuindo para a elaboração e revisão orçamentária com visão integrada dos recursos da organização.
• Gerenciar ordens de compra e contratos vinculados, utilizando o sistema SAP com atenção ao processo completo desde a emissão até o encerramento, assegurando conformidade e eficiência operacional.
• Realizar a gestão logística de eventos internos, incluindo coffee breaks e treinamentos, garantindo qualidade e pontualidade na execução.
• Prestar apoio operacional em viagens internacionais do corpo diretivo, organizando documentação, reservas e fornecendo suporte para todas as necessidades administrativas relacionadas.
• Supervisionar a gestão do escritório e serviços de facilities, assegurando a qualidade dos contratos, o cumprimento dos níveis de serviço (SLAs) e promovendo um ambiente de trabalho agradável e funcional.
• Articular com equipes multiculturais e áreas diversas para promover ações de comunicação interna, alinhamento de processos e melhorias contínuas na organização do espaço corporativo.
• Planejar e executar eventos corporativos e visitas institucionais, em conjunto com o RH e demais áreas, potencializando a experiência dos participantes e reforçando a cultura organizacional.

Você precisará ter

Ensino superior completo (Administração, Comunicação, Relações Internacionais ou áreas correlatas)

Inglês avançado ou fluente

Pacote Office/ Conhecimento SAP

Experiência na função